Công chứng ngày càng đổi mới để phục vụ dân tốt hơn

Bảy năm trước, hẳn nhiều người dân không thể quên cảnh chen chúc đến nghẹt thở khi có việc phải đến các Phòng công chứng. Một việc rất nhỏ là đi sao y một giấy khai sinh, một tấm bằng tốt nghiệp hay cái chứng minh nhân dân…mà phải mất đến cả buổi. Nay thì mọi việc đã khác, “thượng đế” không còn ở cái thế “đi xin” mà có thể được phục vụ tại nhà, trong bệnh viện, thậm chí trong trại giam.

Dân lợi vì được phục vụ tại nhà
Thay vì cảnh phải “đứng một chân” mỗi khi có việc đến Phòng công chứng thì nay đến bất kỳ Phòng công chứng hay Văn phòng công chứng nào, người dân cũng được phục vụ hết sức tận tình, chu đáo. Điều này không chỉ bởi các tổ chức hành nghề được trang bị cơ sở vật chất rất tốt với điều hòa, vi tính, chỗ ngồi đàng hoàng, thậm chí cà phê, nước phục vụ tận nơi …mà quan trọng nhất là thái độ phục vụ của nhân viên Văn phòng làm cho khách hàng cảm thấy họ đúng là…”thượng đế”. 
Đơn giản như việc khi họ dừng xe, lập tức đã có người chạy ra mở cửa, khi cần cái bút đã có ngay người đứng cạnh đưa cho...  Với mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng có mặt ở khắp nơi như hiện nay, nếu phục vụ không tốt sẽ chẳng có ai đến tìm.
Ngoài việc có một cơ sở vật chất tốt để khách hàng cảm thấy thoải mái, dễ chịu hơn, việc thực hiện các quy trình công chứng cũng đơn giản, thuận tiện hơn rất nhiều. Đơn cử trước đây khi muốn thực hiện một hợp đồng, giao dịch nào đó, người dân phải tự mò mẫm chuẩn bị, soạn thảo giấy tờ, nay thì ngay cả việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch công chứng viên cũng có thể giúp người dân với một khoản chi phí không nhiều. 
Thời hạn công chứng cũng được tuân thủ một cách ngặt nghèo: không quá hai ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá mười ngày làm việc. Nhiều tổ chức hành nghề công chứng cho biết, với những hồ sơ, giấy tờ hợp lệ, đã được chuẩn bị đầy đủ thì một hợp đồng công chứng chỉ thực hiện trong vòng 20-30 phút là xong, hiếm có trường hợp nào phải kéo dài đến cả chục ngày.
Đặc biệt, kể từ khi có Luật Công chứng, trong một số trường hợp pháp luật còn cho phép công chứng viên phục vụ ngoài giờ, ngoài trụ sở. Bởi lẽ, Luật Công chứng quy định: “Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng”. Với quy định này, khi người dân ốm đau, bệnh tật, già yếu hoặc đang bị tạm giữ, tạm giam có thể được phục vụ tận nơi mà không nhất thiết phải đến tổ chức hành nghề công chứng như trước kia.
Công chứng viên Trần Công Trục, Trưởng Văn phòng Công chứng Đông Đô (Hà Nội) phân tích: Cần thay đổi tư duy bao cấp là công chứng viên cứ ngồi một chỗ chờ dân đem hồ sơ đến mới làm. Bây giờ phải xác định chúng ta làm dịch vụ thì việc phục vụ tận nơi là cần thiết, miễn sao công chứng viên đáp ứng đủ các yêu cầu pháp luật quy định. Đặc biệt, không được ủy quyền cho nhân viên đi làm thay, đem về công chứng viên chỉ việc ký mà quan trọng là phải làm sao an toàn cho khách hàng và an toàn cho cả công chứng viên, bởi nếu làm sai, gây thiệt hại thì công chứng viên phải bồi thường.

Tháo những “điểm nghẽn”
7 năm thi hành Luật Công chứng, có thể nói với nhiều chế định quan trọng đã tạo bước đột phá trong cải cách thủ tục hành chính, cải cách tư pháp, hoạt động công chứng đã góp phần quan trọng vào việc phòng ngừa các tranh chấp, khiếu nại trong lĩnh vực đất đai, nhà ở - lĩnh vực vốn phức tạp và tiềm ẩn nhiều nguy cơ tranh chấp. Bộ Tư pháp cho rằng: “Sự hài lòng và thuận tiện của nhân dân về công chứng chính là thước đo sự thành công của Luật Công chứng”.
Tuy nhiên, việc phục vụ dân tốt hay không không chỉ phụ thuộc vào công chứng viên mà trong nhiều trường hợp còn phụ thuộc vào các cơ quan liên quan. Nhiều công chứng viên phản ánh, khi đi công chứng ngoài trụ sở, một số trại giam yêu cầu rất nhiều loại thủ tục, nào thẻ công chứng viên, chứng minh nhân dân, giấy giới thiệu, quyết định bổ nhiệm, đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng… Nhiều trại giam vì chưa có tiền lệ nên coi việc công chứng viên vào trại giống như… đi thăm thân. “Nên có một Thông tư liên tịch giữa Bộ Tư pháp – Bộ Công an về vấn đề này” - nhiều công chứng viên đề nghị.
Bên cạnh đó, trong một số trường hợp khi công chứng viên công chứng hợp đồng, giao dịch vẫn phải đến thực địa, kiểm tra đối tượng hợp đồng có thật hay không thì chính quyền địa phương, tổ dân phố không hợp tác. Ngay cả như việc xây dựng cơ sở dữ liệu hay phần mềm thông tin ngăn chặn, nhiều cơ quan, tổ chức cũng chưa nhận thức rõ về vấn đề này nên chưa phối hợp chặt chẽ với Sở Tư pháp trong việc cập nhật dữ liệu khiến cho nhiều thông tin bị bưng bít hoặc không cập nhật kịp thời.
Luật Công chứng mới với rất nhiều nội dung quan trọng như giao lại cho công chứng một số loại việc, quy định rõ trách nhiệm của công chứng viên, những việc công chứng viên không được làm cũng như quy định siết chặt hơn tiêu chuẩn bổ nhiệm chắc chắn sẽ nâng cao tính chuyên nghiệp của đội ngũ công chứng viên, từ đó người dân sẽ được hưởng nhiều tiện ích hơn của loại hình dịch vụ này.

Trường hợp cần sự hỗ trợ của Công ty Luật TNHH YouMe, quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Luật TNHH YouMe
Địa chỉ: Tòa nhà Phương Đông, số 33 Giang Văn Minh, Ba Đình, Hà Nội
Hotline: 0243 7349234/ 0966770000
Email: info@youmevietnam.com.